FAQ

Wir sind für Sie da und begleiten Sie gerne auf dem Weg zur perfekten Kommunikationslösung.

Unsere hochqualifizierten IT-Consultants unterstützen Ihren IT-Experten bei der Lösung konkreter Fragen zu Tobit-, Microsoft-, SAP-, DATEV- und COSYNUS-Produkten sowie allen angrenzenden Technologien.

Gerne stehen Ihnen auch unsere Spezialisten bei der Installation des COSYNUS Corporate Communication Server zur Seite – damit Sie schnell und vor allem sicher mit der Optimierung Ihrer Geschäfts­korres­pondenz starten können.


Funktionen & Installation

Was ist der COSYNUS Versandassistent?

Der COSYNUS Versandassistent ist ein Druckertreiber, der den vollautomatischen Versand Ihrer Geschäftskorrespondenz regelt. PDF-Dokumente, die an diesen geschickt werden, können als Brief, Fax und E-Mail versendet oder in der Ablage gespeichert werden. Alle Versandarten sind beliebig kombinierbar.

Was ist der COSYNUS Corporate Communication Server (CCS)?

Der COSYNUS Corporate Communication Server dient der Anbindung unterschiedlichster Drittsysteme zur Kommunikation über Fax, E-Mail, Brief, SMS und Sprache. Er übergibt Aufträge gesammelt an das Druckzentrum und sorgt für eine einfache Administration.

Was ist COSYNUS ePorto?

Mit COSYNUS ePorto können Sie Ihre Briefpost elektronisch an ein Druckzentrum übermittelten – zur Ausführung von Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand. In Verbindung mit dem COSYNUS Versandassistenten lassen sich schnell, sicher und einfach Hybridbriefe verschicken.

Kann ich den Bearbeitungsstatus einsehen?

COSYNUS versendet die Rückmeldung per E-Mail. Gleichzeitig werden der Bearbeitungsstatus und das Postausgangsbuch automatisch im System (beispielsweise SAP) aktualisiert.
Sie können individuell einstellen, über welche Informationen und auf welchem Weg Sie benachrichtigt werden möchten. Es gibt zwei Bearbeitungsstufen: „Dokument abgeschickt“ und „Brief in Produktion (Druck, Kuvertierung, Frankierung)“.

Wie lange dauert es bis Versandassistent, COSYNUS CCS und ePorto einsetzbar sind?

  Die Installation erfolgt von unseren zertifizierten Spezialisten vor Ort oder per Fernwartung und dauert meist weniger als eine Stunde. Ihr Server ist danach sofort einsatzbereit – reibungslos und effizient.

Sicherheit & Datenschutz

Wie werden meine Daten geschützt?

Der Schutz Ihrer Daten ist für uns von zentraler Bedeutung. Wir legen höchsten Wert auf Ihre Sicherheit:

  • Sichere Ende-zu Ende-Verschlüsselung mit mindestens 128 Bit, SSL (Secure Socket Layer Protocol) und SFTP (Secure File Transfer Protocol)
  • Alle beteiligten Personen und Firmen sind vertrauenswürdig
  • COSYNUS unterstellt sich den europäischen Datenschutzrichtlinien
  • Der Druckdienstleister ist dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Briefgeheimnis nach § 39 Postgesetz uneingeschränkt verpflichtet

Wohin werden meine Dokumente versendet?

Ihr Brief wird sicher und ausschließlich an das Druckzentrum übertragen. Dort wird er in einem geschützten Bereich ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und der Deutschen Post AG zum Versand übergeben.

Nutzung & Equipment

Wie einfach ist der Versand tatsächlich?

Für Sie erfolgt der Versand des Briefes wie das Ausdrucken eines Dokuments: Der „Drucker“ heißt „COSYNUS Versandassistent“. In einem Arbeitsschritt können Sie Ihr Dokument faxen, mailen, drucken und als Brief versenden.

Die Möglichkeit von Standardeinstellungen macht die Nutzung einfach und schnell. Auch konfigurierbare Parameter (Doppelseitig, schwarz/weiß oder Farbe, Briefumschlag und vieles mehr) lassen sich spielend einstellen – und Sie sparen Zeit und Nerven.

Wie sehr wird meine Internetverbindung belastet?

Der COSYNUS CCS und Versandassistent benötigen einen nur sehr geringen Teil Ihrer Internetleistung: Bei einem VDSL 50 Anschluss mit 10 Mbit Upload können Sie mehr als 2.000 Seiten pro Stunde übertragen – Sie belasten dabei nicht mehr als die Hälfte Ihrer Upload-Kapazität.

Ist Ihre Internetverbindung unterbrochen, können Ihre Briefe nicht an den Druckdienstleister übertragen werden. Sobald die Störung behoben ist, ist der Dienst wieder verfügbar.

Arbeitet die COSYNUS Software auch auf Mac oder Linux?

Die COSYNUS Systeme sind nicht auf Mac und Linux ausgerichtet. Dennoch ist es möglich, COSYNUS CCS zu nutzen und mittels einer Dateischnittstelle PDFs zum Versand zu übergeben. Unsere Spezialisten beraten Sie gerne.

Bietet COSYNUS Schulungen und/oder Support an?

Ja. Gemeinsam mit Ihnen klären wir die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und finden maßgeschneiderte und individuelle Lösungen. Gerne bieten wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Schulung zur korrekten Nutzung des COSYNUS CCS, Versandassistenten und ePorto an. Natürlich beantworten wir auch gerne Ihre Fragen zu unseren Produkten.

Wo bekomme ich den Codemeter-Stick her?

Den Codemeter-Stick (WIBU CodeMeter-Lizenzspeicher USB) erwerben Sie online auf shop.cosynus.de. Mit diesem Account können Sie Prepaid Credits erwerben.


Bezahlung, Kosten & Preise

Wie bezahle ich?

Die elektronisch übermittelten Briefe (Hybridbriefe) werden mit Credits bezahlt. Ein Credit wird mit 1,2 Cent zzgl. MwSt. abgerechnet (Stand 01.01.2015). Das Credit-Guthaben wird nach dem Prepaid-Prinzip auf einen sicheren Codemeter-Stick geladen. Damit zahlen Sie nur, was Sie versenden. Die Credits können in zwei Staffelungen erworben werden: 25.000 Credits und 100.000 Credits. Es fallen keine monatlichen Gebühren an.

Durch den Versand Ihrer Geschäftskorrespondenz als Hybridbrief sparen Sie bis zu 50 % im Vergleich zur Eigenproduktion in-company.

Warum kostet ein ePorto-Hybridbrief mehr als ein Standardbrief?

Versenden Sie monatlich z.B. 500 Briefe, kostet Sie das in Eigenproduktion 770 EUR, da Sie durch Zeit-, Personal-, Materialkosten und Porto 1,54 EUR/Brief* zahlen. Mit COSYNUS Versandassistent und ePorto zahlen Sie pro Brief 0,84 EUR** und damit 420 EUR im Monat. Ihr Ersparnispotenzial liegt also bei 45 % (4.200 EUR im Jahr).

*Quelle: WIK-Forschungsprojekt Nr. 341, Hybridpost    **einseitig, s/w, Versand Inland, Stand 01.01.2016

Wieviel kostet mich ein Brief, den ich über COSYNUS Versandassistent versende?

Die Preise variieren abhängig von Faktoren, die in den folgenden Tabellen aufgeführt sind. Der Gesamtpreis setzt sich aus Basispreis, Papierpreis und Druckpreis zusammen.

1. Basispreis:

Blattanzahl (Briefart) für DE [Credits] für EU + Welt [Credits]
bis 3 Blätter
(Standardbrief)
70 105
optional: bis 3 Blätter
(Großbrief C4)
145 370
ab 4 Blätter (Kompaktbrief) 85 165
optional: ab 4 Blätter (Großbrief C4) 145 370
ab 8 Blätter (Großbrief C4) 145 370
ab 96 bis 196 Blätter
(Maxibrief C4)
240 715


2. Papierpreis:
jedes Blatt: 1 Credit, s/w: erstes Blatt kostenfrei

3. Druckpreis:
s/w: jede bedruckte Seite 10 Credits, erste Seite kostenfrei, Farbe: jede bedruckte Seite 17 Credits

Gibt es eine Mindestmenge an Briefen, die ich verschicken muss?

Sie können beliebig viele Briefe versenden – ob 10.000 Briefe am Tag oder nur einen pro Woche.

Wo kann ich den Kontostand auf meinem Codemeter-Stick einsehen?

Über den Druckertreiber COSYNUS Versandassistent wird Ihnen das aktuelle Restguthaben angezeigt. Von hier aus gelangen Sie auch direkt auf shop.cosynus.de, wo Sie bequem neue Credits erwerben können.

Briefe & Druck

Wie lange braucht mein Brief bis zur Zustellung?

In der Regel werden Briefe, die Sie innerhalb Deutschlands bis 17:00 Uhr über COSYNUS ePorto versenden, bereits am nächsten Tag zugestellt. In Ausnahmefällen und beim Versand nach 17:00 Uhr spätestens am übernächsten Tag. Es gilt das Produktversprechen „E+1 Briefpost“ der Deutschen Post AG.

Kann ich mein eigenes Papier mit meinem Logo und meinen Unternehmensdaten verwenden?

Ja, für Kunden mit einem hohen Briefaufkommen bietet COSYNUS nach Vereinbarung die Vorratshaltung Ihres Briefpapiers und Briefkuverts an. Alternativ erstellen wir Ihnen gerne eine elektronische Briefvorlage mit Ihrem Logo, Ihren Geschäfts- und Kontaktdaten. Logo und Geschäftsdaten sind dann in ihrer Brief-/Dokumentvorlage integriert, wenn Sie mit COSYNUS ePorto versenden.

Was passiert mit Briefen, die nicht zugestellt werden konnten?

Ist der Absender ersichtlich, geht ein Brief als unzustellbar zurück. Ist der Absender des Briefs nicht ersichtlich, wird der Brief unter Berücksichtigung des Datenschutzgesetzes von einem zertifizierten Entsorgungsunternehmen vernichtet. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Adresse korrekt und vollständig ist.

Wie sehe ich, welche Briefe ich wann versandt habe?

Sofern nicht zuvor gelöscht, können Sie in Ihrem Postausgang nachvollziehen, welche Dokumente Sie über welche Kommunikationsarten verschickt haben. Sobald der Brief im Druckzentrum produziert oder der Deutschen Post AG übergeben wurde, erhalten Sie eine Rückmeldung.

Bürokratie

Schließe ich einen Vertrag mit COSYNUS ab?

Zur Sicherstellung der vertrauenswürdigen Übermittlung Ihrer Briefe gibt es eine Vereinbarung, die COSYNUS und die Geschäftskunden unterzeichnen.

Wie kann ich den Vertrag wieder kündigen?

 Es besteht keine Vertragsbindung. Sie können die Vereinbarung mit einer Frist von nur 3 Tagen jederzeit kündigen. Weil die Credits via Prepaid erworben werden, entstehen auch keine laufenden Kosten.

Ich habe mich für ein COSYNUS Produkt entschieden. Und jetzt?

  1. Wir beraten Sie mit dem Fokus auf Ihre Bedürfnisse und die Ihres Unternehmens – abhängig von bereits bestehenden Systemen, Ihrer Mitarbeiterzahl und vielem mehr.
  2. Was für Sie entscheidend ist, ist unsere Diskretion, unser Fachwissen und unsere Kreativität: Gemeinsam mit Ihnen finden wir die optimale Lösung.
  3. Die Installation erfolgt von unseren zertifizierten Spezialisten und dauert per Fernwartung oft weniger als eine Stunde. Ihr Server ist danach sofort einsatzbereit.
  4. Sie haben die Möglichkeit, unsere Produkte vorab zu testen. Erst wenn Sie von den Vorteilen und der Rentabilität überzeugt sind, kommen wir zu einer Vereinbarung.
  5. Es besteht keine Vertragsbindung. Sie können jederzeit mit einer Frist von nur 3 Tagen kündigen.
  6. Einfach, sicher, effizient: Wir betreuen Sie über den gesamten Prozess und stehen Ihnen bei Fragen und Wünschen gerne zur Verfügung.

Sie haben Interesse oder Fragen?

Wir sind für Sie da und begleiten Sie gerne auf dem Weg zur perfekten Kommunikationslösung.

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